Netwerksubsidie

Verantwoording

Bij alle subsidies en dus ook bij netwerksubsidies speelt verantwoording een belangrijke rol. De meeste informatie hierover is te vinden in het subsidiekader. Hieronder worden kort belangrijke punten genoemd die specifiek spelen bij netwerksubsidies.

Proportionaliteit

Het Uniform subsidiekader beoogt de informatie-uitvraag aan subsidieaanvragers en –ontvangers proportioneel te laten zijn: voor grote subsidiebedragen mag meer informatie worden gevraagd dan voor kleine. Dit heeft geleid tot een indeling in drie arrangementen die, afhankelijk van het subsidiebedrag per ontvanger, elk hun eigen voorschriften kennen. 

Hoogte subsidiebedrag	Arrangement
Tot 25.000€	Direct vaststellen of desgevraagd verantwoording over de prestatie
Vanaf 25.000€ tot 125.000€	Verantwoording over prestatie
Vanaf 125.000€	Verantwoording over kosten en prestatie

---

​​​​​​Toepassingsbereik

Decentrale overheidsorganisaties zijn niet verplicht zich te houden aan het USK. Het Rijk stimuleert wel bredere toepassing. In het USK staat daarover het volgende:

“Deze aanwijzingen kunnen andere participanten in het proces van totstandkoming en verstrekken van subsidies (zoals decentrale overheden, adviescolleges, zelfstandige bestuursorganen die geen voorschrift inzake het naleven van deze aanwijzingen van de minister hebben, organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie en ook de Tweede Kamer) niet binden. De lasten van subsidies worden echter niet alleen veroorzaakt door het Rijk, maar ook door medeoverheden. Toepassing van het subsidiekader op alle subsidies, dus ook op die van de medeoverheden kan mogelijk tot aanzienlijke extra lastenbesparingen leiden vanwege de grote aantallen subsidieverleningen. Daarom verdient het aanbeveling dat ook die participanten met de aanwijzingen rekening houden. Daarbij wordt er op gewezen dat overleg met decentrale overheden over een gezamenlijke aanpak bij de vereenvoudiging van subsidieverstrekking door de centrale overheid en van decentrale overheden nuttig kan zijn. Inmiddels heeft overleg met de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) er al toe geleid dat een model Algemene subsidieverordening is ontwikkeld, gebaseerd op het Rijksbrede uniform subsidiekader.” Ook de meeste provincies hebben ervoor gekozen te werken conform de regels van het USK.

Mogelijkheden verantwoording netwerksubsidies

In de verantwoording- en sturingsvormgeving kan veel worden gevarieerd klik hier voor meer informatie over de keuze tussen standaardsystemen en maatwerk). Die variaties kunnen grofweg worden verdeeld in drie categorieën: wie, wat en wanneer.

Aan wie?

Als door een netwerk (of zijn partners) verantwoording moet worden afgelegd, is het goed vooraf te doordenken aan wie verantwoording moet worden afgelegd. Grofweg kan een driedeling worden gemaakt:

1. Verantwoording tussen de betrokken partijen binnen het netwerk zelf (bv. een beleidsmedewerker van de provincie, de onderzoeker van een kennisinstelling die bij het project betrokken is, en een medewerker van een betrokken reclamebedrijf). Dit gebeurt vaak informeel, mondeling in vergaderingen of per e-mail. De vorm en intensiteit kan worden bepaald door de wensen van de mensen in het netwerk.

2. Verantwoording aan publieke partners (die het netwerk financieren). De overheidsorganisaties willen weten hoe het geld is en wordt besteed en welke doelen zijn behaald. Omdat het wegzetten van publiek geld in de maatschappij met waarborgen is omkleed, denk aan democratische legitimatie en rechtmatigheid, zijn er bepaalde minimumeisen aan deze verantwoording verbonden.

3. Verantwoording aan private partners. Deze partners willen weten hoe het met het project en het netwerk gaat en of doelen worden behaald. Naar aanleiding van deze verantwoording kunnen zij besluiten om wel of niet betrokken te blijven. De minimumeisen voor deze verantwoording mogen de partners in grote mate zelf bepalen, want zij zijn minder dan publieke partners gebonden aan bepaalde regels.

Door wie?

Het is belangrijk dat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de verantwoording (aan de overheidsorganisatie). Dit kan tevens gevolgen hebben voor de (ervaring van) gelijkwaardigheid en efficiëntie. Grofweg zijn de volgende situaties mogelijk:

1. De (medewerker van de) overheidsorganisatie die onderdeel van het netwerk is, is verantwoordelijk voor de verantwoording naar zijn of haar eigen organisatie. Deze aanpak kan efficiencyvoordelen met zich brengen.

2. Een aangewezen partner (penvoerder) is verantwoordelijk voor de verantwoording van het gehele netwerk (samenwerkingsverband). Dit kan efficiëntievoordelen hebben, zowel voor het netwerk als voor de overheidsorganisatie.

3. Alle individuele partners zijn zelf verantwoordelijk voor hun eigen verantwoording. Waarschijnlijk kost dit meer tijd dan de andere opties, maar het kan ook voor meer zekerheid, overzicht en duidelijkheid zorgen, als alle partners verantwoordelijk zijn voor hun eigen aandeel.

Wat?

Als verantwoording moet worden afgelegd, is het goed te bedenken over wat precies, op basis van welke criteria/maatstaven en in welke vorm verantwoording moet worden afgelegd. Vaak wordt bij de invulling van verantwoordingsverplichtingen gewerkt met categorieën waarbij onderscheid wordt gemaakt naar de hoogte van het subsidiebedrag.

Er kan over verschillende aspecten van een project verantwoording worden afgelegd, bijvoorbeeld over:

• De verrichte activiteiten;
• Het voldoen aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen; en
• De (rechtmatige) besteding van gelden.

Wat steeds vaker voorkomt, is dat niet zozeer over de verrichte activiteiten moet worden gerapporteerd, maar meer over de behaalde prestaties of gerealiseerde doelstellingen.

Verantwoording kan daarnaast in vele vormen worden gevraagd, van een foto die gemaakt is tijdens een activiteit tot een uitgebreide accountantscontrole. Zo wordt vaak gewerkt met:

• Een inhoudelijk verslag. Een jaarverslag van de subsidieontvanger volstaat in sommige gevallen.
• Een financieel verslag. Een financieel jaarverslag van de subsidieontvanger, een balans en/of een winst- en verliesrekening volstaat in sommige gevallen.
• Een verklaring over de rechtmatige besteding van de subsidies, al dan niet opgesteld door een accountant.

Wanneer?

Op verschillende momenten kan verantwoording worden afgelegd door partners in het netwerk. Het geschikte moment hangt vaak af van de gewenste sturingsmogelijkheden. Er kan onderscheid worden gemaakt in verantwoordingsmomenten op verschillende gronden:

1. De verantwoordingsmomenten zijn (indien van toepassing) aan de start van het project (bijvoorbeeld als nog niet duidelijk is wanneer het project zal gaan starten), gedurende het project en na afloop van het project. Gedurende het project kan bijvoorbeeld worden gewerkt met voortgangsoverleg of tussentijdse rapportages.

2. Verantwoording kan continu, of op slechts enkele momenten, worden afgelegd. Tussenvarianten zijn ook mogelijk, zo kan in het begin van het project om veel verantwoording worden gevraagd en later alleen op vaste momenten. Een ander voorbeeld is dat er veel contact- en verantwoordingsmomenten zijn tijdens de belangrijkste fasen van een project en daaromheen minder.

3. Wanneer de verantwoording moet worden afgelegd kan ook verschillen. Steeds vaker wordt alleen steekproefsgewijs gecontroleerd en niet bij alle projecten. Ook kan de overheidsorganisatie om verantwoording vragen als er signalen worden opgevangen over afwijkingen van de planning worden opgevangen, bijvoorbeeld door signalen van bij de projecten betrokken personen of aandacht in de media, dat het project niet naar behoren verloopt.

4. Sommige subsidieverstrekkers werken met een meldingsplicht: de ontvanger is verplicht te melden als het aannemelijk is dat de gesubsidieerde activiteit niet, niet tijdig, niet geheel of niet volgens alle daaraan verbonden verplichtingen zal worden verricht (zie Wijzigingen en handhaving voor meer informatie hierover).

5. In een subsidierelatie bestaan vaak, maar zeker niet altijd, verschillende momenten waarop besluiten worden genomen. Het ligt voor de hand dat de verantwoordingsverplichtingen verbonden zijn aan zulke momenten. Een goed voorbeeld zijn besluiten tot voorschotverstrekkingen. Op die momenten kan een tussentijdse rapportage worden gevraagd of op een andere (informele) manier contact worden gezocht om zicht te krijgen op de voortgang van het project. Overigens dient goed te worden vastgelegd en gecommuniceerd wat op dat moment wordt gecontroleerd en goedgekeurd. Het komt in de praktijk regelmatig voor dat in het kader van de voorschotbeschikking een beperkte controle plaatsvindt, terwijl de subsidieontvanger veel meer materiaal heeft aangeleverd en denk dat dat allemaal is bekeken en goedgekeurd door de geldverstrekkende instantie. Dan kan nog steeds een onaangename verrassing volgen op andere controlemomenten.

Automatisering en digitalisering

Bij de verantwoordingsinrichting kan ook gevarieerd worden in de mate en vorm van automatisering en digitalisering. Verantwoording via e-mail of een digitaal loket is waarschijnlijk vaak efficiënter dan via papieren brieven. Ook moet hier de mogelijkheid van blockchain worden genoemd.

Accountantscontrole

Los van de subsidierechtelijke regels en mogelijkheden, zijn er ook andere kaders om rekening mee te houden bij het inrichten van de verantwoording. Eén daarvan is veelgenoemd, namelijk de accountantscontrole.