Publieke prijsvraag

I.    Bestuurskundige informatie

Aan de keuze voor en de inrichting van een publieke prijsvraag liggen belangrijke bestuurlijke overwegingen ten grondslag. Deze hebben betrekking op zowel strategische als meer structurele aspecten. Hieronder worden deze aspecten besproken vanuit het perspectief van de overheid. Daarbij wordt een aantal specifieke aandachtspunten geïdentificeerd.

Strategische aspecten

Een publieke prijsvraag is bij uitstek een instrument voor netwerk situaties. Dat zijn situaties waarin de overheid bepaalde maatschappelijke doelen probeert te realiseren, maar waarin ze dat vanuit effectiviteits- of legitimiteitsoverwegingen samen wil doen met andere partijen in de samenleving. Met een prijsvraag stimuleert de overheid innovatieve en creatieve oplossingen via een competitief proces. Dit is anders dan in het klassieke subsidiemodel, waarin de overheid zich meer hiërarchisch opstelt en ook anders dan in het marktmodel, waarin de overheid het realiseren van bepaalde maatschappelijke doelen volledig overlaat aan private of maatschappelijke partijen.

Bij de keuze voor een publieke prijsvraag is een belangrijk uitgangspunt dat de overheid, als de partij die de prijsvraag uitschrijft, helder heeft wat het maatschappelijk probleem is waarvoor zij innovatieve oplossingen wil stimuleren en aan welke criteria of voorwaarden deze oplossingen moeten voldoen.

Via een publieke prijsvraag kan de overheid de creativiteit en de innovatiekracht van bedrijven en burgers mobiliseren, zonder daarvoor zelf veel risico’s te lopen. Het idee van de overheid als stimulerende en mobiliserende partij in het innovatieproces (‘launching customer’) is overigens niet nieuw. Er zijn allerlei baanbrekende innovaties, van grote passagiersvliegtuigen tot het internet, die hun bestaan (mede) te danken hebben aan prijsvragen en ontwikkelcompetities van de overheid. Zo helpen innovatieve en creatieve oplossingen die uit publieke prijsvragen voortkomen de maatschappij vooruit.

Naast dergelijke effectiviteitsoverwegingen kunnen ook legitimiteitsoverwegingen bijdragen aan de keuze voor een publieke prijsvraag. Het stimuleren van initiatief uit de samenleving kan namelijk ook bijdragen aan bewustzijn en acceptatie, onder andere via het genereren van media-aandacht voor het maatschappelijke probleem en positieve framing van het proces om tot oplossingen te komen. Meer in het algemeen kan de prijsvraag ook worden gezien als instrument om publieke participatie te stimuleren. Om die reden valt het ook te overwegen om bedrijven en burgers al in een vroegtijdig stadium te betrekken bij de ontwikkeling van een prijsvraag, bijvoorbeeld met een markt- of publieksconsultatie.

Hoewel de prijsvraag veel flexibiliteit biedt in de wijze waarop deze kan worden georganiseerd, is het lastig om de opzet ervan tussentijds te wijzigen. Dat geldt ook als aanpassing van de prijsvraag bestuurlijk wenselijk zou zijn, bijvoorbeeld als het maatschappelijk probleem ondertussen is veranderd en andersoortige oplossingen nodig worden geacht. Het is voor een overheid bovendien lastig om te sturen op bepaalde uitkomsten, omdat ze afhankelijk is van bijdragen van de markt en de samenleving. Dit vraagt van de overheid een andere, meer faciliterende houding dan ze gewend is. Het vereist bovendien dat relevante afdelingen binnen een overheid tijdig worden betrokken, dat er sprake is van voldoende draagvlak voor het inzetten van het instrument, en dat duidelijk is wie welke rol zal spelen. Als een overheid daar niet toe bereid of in staat is, dan is een publieke prijsvraag niet het juiste instrument.

Structurele aspecten

Als eenmaal gekozen is voor netwerksturing via een publieke prijsvraag, dan ligt de vraag voor hoe die sturing te organiseren. In essentie maakt de prijsvraag een nieuw soort samenwerking mogelijk tussen overheid, bedrijven en burgers om een bepaald maatschappelijk effect te realiseren. Die samenwerking vergt wat van zowel de overheid die de prijsvraag organiseert, als de bedrijven en burgers die eraan deelnemen.

Aan de kant van de overheid dienen de nodige zaken te worden doordacht en geregeld alvorens bedrijven en burgers deel kunnen nemen aan een prijsvraag. Denk hierbij in ieder geval aan de volgende punten:

• Flexibele procedure: er zijn veel verschillende juridische en financiële structuren mogelijk voor het organiseren van een publieke prijsvraag. Dat biedt de overheid veel flexibiliteit. De structuur van een prijsvraag hangt in ieder geval deels af van het specifieke maatschappelijke probleem en de geformuleerde doelstelling van een publieke prijsvraag, alsmede van de partijen vanuit markt en samenleving die de overheid tot het inzenden van innovatieve oplossingen probeert te bewegen. Van die flexibiliteit is echter vooral sprake bij het opzetten van een prijsvraag. Zodra er voor een bepaalde opzet is gekozen, ligt deze vast en valt hier gedurende het proces niet veel meer aan te veranderen, ook niet voor bestuurders. Zorg dus dat een weloverwogen keuze is gemaakt voor een bepaalde opzet van de prijsvraag.
   
• Gefaseerde structuur: afhankelijk van het maatschappelijke probleem en de doelstellingen van de overheid kan een prijsvraag in meerdere fasen worden georganiseerd, zoals een haalbaarheidsfase en een ontwikkelfase. Dit creëert de mogelijkheid tot getrapte selectie en voorkomt onnodige inspanningen van bedrijven of burgers van wie de ideeën, plannen of ontwerpen onvoldoende kansrijk zijn. De prijsvraag zelf kan bovendien de eerste fase zijn in een procedure waarin een subsidie of opdracht wordt verleend. Of dat daadwerkelijk gebeurt, kan de overheid nog open laten en afhankelijk maken van de aangedragen oplossingen. Door te faseren kan de overheid op verschillende momenten uitkomsten die niet in lijn zijn met de geformuleerde maatschappelijke doelstellingen corrigeren en haar afbreukrisico’s beperken.
   
• Centraal aanspreekpunt: zorg vanaf het begin voor een contactpersoon binnen de overheidsorganisatie voor vragen van deelnemers. Dit vereist goede afstemming en samenwerking in het geval er meerdere afdelingen betrokken zijn bij de prijsvraag. Houd bij het contact met deelnemers rekening met het gelijkheidsbeginsel, op grond waarvan (potentiële) deelnemers gelijk moeten worden behandeld. Beantwoord veel gestelde vragen in een (online) nota van inlichtingen, zodat iedere deelnemer dezelfde informatie heeft. Er kan ook een informatiebijeenkomst worden georganiseerd om de procedure toe te lichten. Zorg dan voor een duidelijke en tijdige aankondiging van de bijeenkomst en publiceer na afloop een verslag van de bijeenkomst.
   
• Transparante communicatie: prijsvragen worden vaak op een aparte website onder de aandacht gebracht. Zo is alle informatie handig op één plek te vinden. Dit kan helpen bij het voorzien in transparante communicatie gedurende het proces. Houd daarbij rekening met wettelijke eisen, zoals de publicatie op TenderNed als de prijsvraag kan leiden tot een overheidsopdracht.
   
• Begeleiding: afhankelijk van de aard en de omvang van de prijsvraag en de bedrijven of burgers die een idee, plan of ontwerp indienen, kan het nodig zijn om extra (ambtelijke) ondersteuning te bieden. Net als bij andere financieringsinstrumenten bestaat anders het risico dat vooral de ‘usual suspects’ de weg naar de overheid, en in dit geval de prijsvraag, zullen vinden. Wil je als overheid een andere groep aanspreken, omdat juist daarvan innovatieve of creatieve oplossingen worden verwacht of omdat het belangrijk wordt geacht dat zij überhaupt meedoen, dan is een faciliterende overheid nodig. Afspraken kunnen worden gemaakt over vanaf wanneer er begeleiding wordt geboden, hoe lang, op welke terreinen, en op welke manier. Hiervoor kunnen bijvoorbeeld vouchers worden uitgegeven.
   
• Privacy: houd rekening met de bescherming van persoonsgegevens en intellectuele eigendomsrechten van deelnemers. Als de prijsvraag draait om de ontwikkeling van een (technische) innovatie, dan leveren de deelnemers waarschijnlijk concurrentiegevoelige of bedrijfstechnische informatie aan. Dat soort informatie mag niet zomaar openbaar worden gemaakt.
   
• Beoordeling: uiteindelijk zal moeten worden beoordeeld welke deelnemer de prijsvraag wint. Bij het selecteren van een winnaar door een onafhankelijke en deskundige jury moet worden gecheckt of aan alle voorwaarden is voldaan. Het is noodzakelijk die beoordelingsprocedure vooraf goed te doordenken (inclusief het tijdsverloop ervan) en de beoordelingscriteria goed uit te werken. Als de overheid bijvoorbeeld samenwerking tussen bedrijven en/of burgers onderling wil stimuleren, dan kan dit als een beoordelingscriterium of drempelvoorwaarde worden opgenomen. Daarnaast moet goed de verhouding tussen enerzijds de prijs en anderzijds de gestelde eisen in het oog worden gehouden. Hoge eisen in combinatie met een laag geldbedrag maken het niet aantrekkelijk voor mogelijk geïnteresseerde bedrijven en burgers om mee te doen, zeker als een vervolgopdracht of -subsidie voor de winnaar voorwaardelijk is. Bestuurlijk gezien is de belangrijkste vraag bij de beoordeling of een ingediende oplossing bijdraagt aan hetgeen de overheid er mee wil bereiken en welke oplossing dit in vergelijking ‘het beste’ doet.
   
• Evaluatie: het evalueren van prijsvragen en hun resultaten is verstandig in het licht van het leren van lessen en maken van aanpassingen. Soms is evaluatie van de prijsvraag wettelijk verplicht, bijvoorbeeld als die leidt tot een subsidiëring gebaseerd op een wettelijke regeling (art. 4:24 Awb). Het is raadzaam om vooraf vast te leggen op welke wijze de prijsvraag wordt geëvalueerd en welke punten hierbij worden meegenomen.
   
• Meerjarige karakter: in principe is een publieke prijsvraag een eenmalige activiteit. Dat betekent niet dat prijsvragen geen meerjarig karakter kunnen hebben, omdat ze bijvoorbeeld jaarlijks kunnen plaatsvinden of tot duurzame financieringsrelaties kunnen leiden. In het laatste geval is het nodig om, voorbij het moment van de prijsvraag, te kijken naar de kansen voor verduurzaming van de inbreng van bedrijven en burgers. Als zich bijvoorbeeld een netwerk heeft gevormd dat zich op een bepaalde oplossing heeft gericht, dan liggen er wellicht ook kansen om dit netwerk vaker te betrekken bij beleidsvorming en de realisatie van publieke waarden.