Right to Challenge

G.    Stappenplan voor het gebruiken van het instrument Right to Challenge

Het is raadzaam de volgende stappen te zetten als men het instrument Right to Challenge wil inzetten, c.q. als men burgerinitiatieven wil aanmoedigen en faciliteren. Deze stappen zijn hieronder weergegeven. 

1.    Onderzoek of het Right to Challenge het juiste instrument is

Het is belangrijk dat het Right to Challenge c.q. het burgerinitiatief een passend instrument is voor de beleidsdoelstellingen die moeten worden behaald en de (politieke) ambities die leven binnen de overheidsorganisatie. Om erachter te komen of het Right to Challenge het juiste instrument is, kunt u meer lezen over wanneer het instrument doorgaans wordt gebruikt en over de voordelen, nadelen en de risico’s die eraan zijn verbonden. Wij raden u aan ook andere instrumenten te bekijken, zodat u tot een goede afweging kunt komen.

2.    Onderzoek wanneer van welke organen beslissingen nodig zijn 

Wanneer met het Right to Challenge of burgerinitiatieven aan de slag wordt gegaan is doorgaans een rol weggelegd voor zowel de volksvertegenwoordiging als voor het bestuur. Het is belangrijk van tevoren te weten wanneer deze twee organen zich over beslissingen moeten buigen. Moet er een regeling worden opgesteld? Welke vergunningen zijn noodzakelijk? Hoe wordt het project gefinancierd en wie beslist daarover? Door deze zaken vooraf in kaart te brengen kan het instrument zo effectief mogelijk worden opgezet. Klik hier voor de checklist.  

3.    Creëer een netwerk en een aanspreekpunt

Bij een challenge of een burgerinitiatief zullen in de regel meerdere ambtenaren van verschillende afdelingen betrokken zijn. Geef binnen de overheidsorganisatie ruchtbaarheid aan het feit dat met het Right to Challenge of burgerinitiatieven gewerkt zal gaan worden en zorg voor contactpersonen op alle relevante afdelingen. Zorg daarnaast voor een vast (intern en extern) aanspreekpunt voor burgerinitiatieven dat goed de weg kent in de gehele organisatie. Dit aanspreekpunt kan potentiële challengers die zich willen oriënteren van praktische (basis)informatie voorzien en als vast aanspreek- en coördinatiepunt dienen tussen de challengers en de andere afdelingen. Maak hierover een intern document met praktische informatie over onder andere contactpersonen, wie als aanspreekpunt van welke afdeling dient, enzovoort. 

4.    Bepaal op welke gebieden het Right to Challenge kan worden toegepast

Het is belangrijk vast te stellen op welke beleidsterreinen de overheidsorganisatie wil werken met het instrument Right to Challenge c.q. burgerinitiatieven en welke publieke taken de overheidsorganisatie niet wenst over te dragen c.q. gezamenlijk wenst uit te voeren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan belastingheffing en het opstellen van regelgeving. Zie ook: Wat is het instrument Right to Challenge. Het is van belang om na te gaan of er binnen de overheidsorganisatie nog andere taken zijn die men niet wil laten overnemen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan taken op het gebied van veiligheid, openbare orde en toezicht. Daarbij is van belang of bij het overdragen van taken ook besluitbevoegdheden worden overgedragen, in dat geval moeten de juridische vormgeving en consequenties vooraf goed worden doordacht.  

5.    Maak een beleidsregel en/of subsidieregeling 

Het is belangrijk dat de voorwaarden voor burgerinitiatieven en de financiering daarvan transparant en objectief zijn. Wat betreft de financiering kan dit onder andere door het maken van een subsidieregeling. Ook andere regels kunnen in algemeen verbindende voorschriften of beleidsregels worden opgenomen, klik hier voor de checklist. 

Daarnaast beschikken veel overheidsorganisaties al over verschillende subsidiepotjes waaruit initiatieven c.q. challenges - in ieder geval tijdens de opstartfase- een bijdrage kunnen ontvangen. Denk bijvoorbeeld aan aanmoedigings- of vrijwilligerssubsidies. Het is goed om na te gaan welke mogelijkheden binnen de overheidsorganisatie al aanwezig zijn om initiatieven (financieel) te ondersteunen. Kijk hierbij ook goed naar de grenzen van de afzonderlijke (subsidie)regelingen; is er bijvoorbeeld sprake van een anti-cumulatiebepaling of kunnen alleen formeel georganiseerde burgers (organisaties met rechtspersoonlijkheid) een aanvraag doen. Pas zo nodig bestaande regelingen aan. Dit kost meestal minder tijd dan het opstellen van geheel nieuwe regelingen. 

6.    Checklist 

Er zijn verschillende kaders die gelden wanneer de overheid aan de slag gaat met burgerinitiatieven c.q. het Right to Challenge. Deze zijn grofweg onder te verdelen in inhoudelijke, financiële en organisatorische kaders. Deze worden hier onder kort belicht. Klik hier voor de juridische aandachtspunten.

Inhoudelijke kaders

De inhoudelijke kaders moeten in ieder geval een plek krijgen in de regelingen die worden opgesteld om burgerinitiatieven mogelijk te maken. Zo kunnen potentiële challengers nagaan of het uitdenken van een plan zinvol is, aan welke voorwaarden zij moeten voldoen en hoe zij gefinancierd kunnen worden. Besteed in ieder geval aandacht aan de volgende punten:

• Beleidsterreinen en publieke taken. Op welke beleidsterreinen staat de overheidsorganisatie open voor burgerinitiatieven? Het is verstandig om de geschikte taken en de beleidsterreinen duidelijk te omschrijven zodat aan de ene kant voldoende ruimte blijft voor verschillende challenges, maar aan de andere kant zinloze plannen niet worden uitgewerkt. 
• Wie kan een challenge indienen? Maak vooraf duidelijk voor wie de overheid het instrument openstelt. Zijn dit ‘gewone’ burgers, of ook sociaal en/of maatschappelijk ondernemers en zzp’ers? Zijn semi-commerciële partijen uitgesloten? Neem deze informatie op in het inhoudelijke kader.  
• Hoe kan een challenge worden ingediend? Klik hier voor meer informatie
• Wanneer kan een challenge worden ingediend? Moeten plannen/initiatieven/challenges voor een bepaalde datum of in een bepaalde periode worden ingediend, of is dat gedurende het hele jaar mogelijk? Houd hierbij rekening met eventueel al bestaande contracten en relaties die via een aanbestedings- of subsidieprocedure tot stand zijn gekomen.
• Voorwaarden. Elk burgerinitiatief is anders en zal dus weer andere expertise vragen. Aan welke eisen initiatiefnemers moeten voldoen is dus voor een deel maatwerk. Toch zijn er enkele algemene eisen waarover bij alle challenges moet worden nagedacht:
  • Rechtsvorm. Wordt een specifieke rechtsvorm voor het initiatief vereist en zo ja, welke rechtsvorm? Wegens continuïteits-, fiscale en/of juridische redenen kan de voorkeur uitgaan naar een bepaalde rechtsvorm. Hierbij kan worden gedacht aan een (formele) vereniging of stichting, maar ook aan een coöperatie of BV. Overleg daarover tijdig met de juridische deskundigen. 
  • Kennis en kunde. Aan welke algemene kennis en kwaliteitseisen dienen initiatiefnemers te voldoen? Hoe moet deze kennis en kunde worden aangetoond en op welk moment? 
  • Maatschappelijk draagvlak. Burgerinitiatieven en Challenges veronderstellen een zeker draagvlak onder de relevante doelgroep. Zie: Wat is het instrument Right to Challenge? Hoe wordt dit draagvlak aangetoond c.q. gecontroleerd? Hierbij kan worden gedacht aan een informatieavond, handtekeningenlijsten, stemmen enz. Hoe kunnen burgers en organisaties die bezwaren hebben tegen het overdragen van de publieke taak aan burgers of maatschappelijke organisaties of tegen de concrete uitvoering daarvan hun bezwaren kenbaar maken? Hoe wordt er naar aanleiding van kenbaar gemaakte bezwaren gehandeld door de overheidsorganisatie?
  • Beter. Kern van het instrument Right to Challenge is dat burgers taken overnemen van de overheid, wanneer zij een plan hebben om deze taak beter en of goedkoper uit te voeren. Dit ‘beter’ zal vooraf aannemelijk moeten worden gemaakt. Welke eisen en vragen stelt de overheidsorganisatie op dat gebied? Zijn (officiële) onderzoeksrapporten noodzakelijk of wordt gekozen voor een laagdrempeliger alternatief (bijv. een pitch aan de verantwoordelijke wethouder)?

Organisatorische kaders

Ook op organisatorisch gebied dienen de nodige zaken te worden doordacht c.q. geregeld. Denk daarbij in ieder geval aan de volgende punten:

• Met wie kunnen burgers en organisaties overleggen over een burgerinitiatief of een challenge? Als eerste moet worden nagedacht over een vast aanspreekpunt voor informatie. Dit kan een algemeen loket/aanspreekpunt zijn. Wanneer de plannen vastere vorm krijgen – na de oriëntatiefase – is het van belang om vaste aanspreekpunten op afdelingsniveau te hebben. Omdat in de regel meerdere afdelingen betrokken zijn bij de verwezenlijking en begeleiding van één initiatief c.q. challenge is het van belang dat het aanspreekpunt de coördinatie en communicatie tussen deze afdelingen regelt en er ook voor zorgt dat alle relevante afdelingen aan elkaar worden gekoppeld. Het risico van ‘kastje-en-muur’ kan zo worden verkleind. Zie: Risico’s van het instrument Right to Challenge. Ook overleg over financiering en helderheid over de aanvraag daarvan moet hierin worden meegenomen. 
• Beoordelingsprocedure Uiteindelijk zal beoordeeld moeten worden of het burgerinitiatief kan worden uitgevoerd c.q. of de challenge doorgang kan vinden. Daarbij moet worden gecheckt of aan alle juridische, financiële en organisatorische  voorwaarden is voldaan. Het is verstandig die beoordelingsprocedure vooraf goed te doordenken (inclusief het tijdsverloop dat hiermee gepaard zal gaan) en in kaart te brengen of deze beoordeling ook beschikkingen vraagt. Als dat het geval is moet het bevoegde bestuursorgaan in de beoordelingsprocedure worden betrokken. Zo kan een omgevingsvergunning noodzakelijk zijn of een subsidiebeschikking. Deze officiële besluitvormingsprocedures dienen in het algemene besluitvormingsproces over burgerinitiatieven c.q. challenges te worden geïntegreerd. Verder kunnen integriteitsbeoordelingen wenselijk of zelfs verplicht zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een check in het kader van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet Bibob). Klik hier voor meer informatie over informatieverwerking. Bij de financiering is het daarbij raadzaam om een juridisch advies, staatssteuncheck en een aanbestedingscheck te doorlopen. Klik hier voor meer informatie over staatssteun. 

Wanneer het burgerinitiatief wordt omarmd door de overheidsorganisatie c.q. de challenge is geslaagd stopt de rol van de overheid niet. Het is raadzaam om vooraf over de invulling van de nieuwe rol die de overheid speelt na te denken. Hieronder wordt een aantal punten genoemd die hierbij aandacht verdienen.

• Informatievoorziening en verantwoording. :
  • Naar wie moet informatie worden verstuurd en verantwoording worden afgelegd? Bij een challenge zullen vaak meerdere afdelingen van de overheid betrokken zijn. Moet naar ieder van hen apart verantwoording worden afgelegd, of gebeurt dit bij één centraal punt, bijvoorbeeld het aanspreekpunt dat de challenge al begeleid heeft. 
  • Frequentie. Hoe vaak moet informatie worden overgelegd en verantwoording worden afgelegd? Dit zal voor een groot deel samenhangen met de aard en complexiteit van de challenge. In sommige gevallen is één keer per jaar voldoende, terwijl bij een andere challenge één keer per kwartaal meer voor de hand ligt. 
  • Wijze. Dient de informatie en verantwoording alleen schriftelijk te worden afgelegd (is daarvoor een format of standaard formulier?), of dient deze ook van een mondeling toelichting te worden voorzien? 
  • Waarover. Het is van belang om op voorhand duidelijk vast te stellen waarover informatie en verantwoording moet worden afgelegd zodat hiermee rekening kan worden gehouden en beide partijen op een later tijdstip niet voor verassingen komen te staan. Een format of standaard formulier kan burgers en organisaties hierbij op weg helpen.
  • De burger. Het kan raadzaam zijn om ook de burger die gebruik zal maken van de diensten van de initiatiefnemers c.q. challengers van informatie te voorzien. Daarbij kan aandacht worden besteed aan mogelijkheden om te klagen wanneer burgers het met de uitvoering van de publieke taak door de challengers niet eens zijn.
• Informatieverwerking. Op basis van regelingen als de de Wet openbaarheid van bestuur en de Wet bescherming persoonsgegevens kunnen verschillende eisen gelden voor de verwerking, bescherming en publicatie van informatie. Breng dit aspect vooraf in kaart met de deskundigen. 
• Begeleiding en evaluatie Afhankelijk van de aard en de complexiteit van de challenge en (de kennis en kunde van) de burgers die de challenge of initiatief indienen kan het nodig zijn om (zeker bij aanvang) extra (ambtelijke) ondersteuning te bieden. Afspreken kunnen worden gemaakt over:
  • Hoe lang wordt er begeleiding geboden;
  • Op welke gebieden wordt de challenge begeleid;
  • Op welke manier vindt de begeleiding plaats;
  • Plan een evaluatiemoment om verwachtingen te kunnen afstemmen.
• Evaluatie. Het evalueren van de initiatieven en hun resultaten is verstandig en zelfs verplicht als de financieringsbijdrage voor het burgerinitiatief wordt gegeven in de vorm van een subsidie in de zin van de Awb is (art. 4:21 Awb). Klik hier voor meer informatie over de subsidie. Het is verstandig om vooraf vast te leggen hoe vaak de challenges worden geëvalueerd en op welke punten hierbij worden meegenomen.