Subsidiekader

G. Hoe ziet het proces van subsidiëring eruit?

Bij onderdeel “F. Hoe maak je een subsidieregeling?” is al aan bod gekomen dat de subsidieverstrekker kan kiezen tussen het gebruik van een verleningsbeschikking én vaststellingsbeschikking, of het enkele gebruik van een vaststellingsbeschikking. Deze keuze heeft ook invloed op het proces van subsidiëring. In de praktijk wordt vaak gebruik gemaakt van beide beschikkingen, het proces van subsidiëring bestaat in dat geval uit vier fasen die hieronder schematisch weergeven zijn.

​​​​​​Fase 1: de subsidieaanvraag

Nadat de subsidieregeling is opgesteld en gepubliceerd, kunnen subsidieaanvragen – soms binnen een bepaald tijdvak – worden ingediend. De algemene regels uit afdeling 4.1.1. Awb zijn van toepassing op subsidieaanvragen. Volgens art. 4:2 Awb dient de subsidieaanvrager de informatie te verstrekken die nodig is om te kunnen beslissen op de aanvraag. Vaak is in de subsidieregeling opgenomen welke informatie moet worden aangeleverd. In de subsidieregeling kan tevens worden bepaald dat hiervoor gebruik moet worden gemaakt van een standaard aanvraagformulier.

Hoewel de subsidieaanvrager verantwoordelijk is voor het aanleveren van alle benodigde en correcte informatie, is hier ook een rol voor het bestuursorgaan weggelegd. Indien het bestuursorgaan erachter komt dat de aanvraag een kennelijke vergissing bevat, moet het de subsidieaanvrager de gelegenheid geven deze vergissing te herstellen. Let hierbij wel op dat de mogelijkheid tot herstel bij schaarse subsidies een complexe kwestie is. Het moet niet zo zijn dat andere aanvragers worden benadeeld door de herstelmogelijkheden. Bij het tendersysteem moeten alle gegevens zijn overgelegd voor de sluiting van de aanvraagtermijn. Het wijzigen of het aanvullen van de aanvraag is achteraf niet mogelijk.

Als een aanvraag onvolledig is, kunnen gegevens op grond van art. 4:5 Awb worden aangevuld. Indien in de subsidieregeling niks is geregeld geldt als datum van ontvangst het tijdstip waarop de onvolledige aanvraag is ingediend. In de meeste subsidieregelingen is echter opgenomen dat het tijdstip waarop de aanvraag voor het laatst wordt aangevuld geldt als datum van ontvangst.

Als de aanvraag volledig is en de daarin gegeven informatie correct, moet de aanvraag inhoudelijk worden beoordeeld. Deze (inhoudelijke) beoordeling vindt plaats in overeenstemming met hetgeen daarover in de subsidieregeling is vastgelegd. Zo kan gebruik worden gemaakt van een jury of een adviescommissie. Zie stap 4 van onderdeel "F. Hoe maak je een subsidieregeling?" voor meer informatie over de criteria om in aanmerking te komen voor een subsidie.

Zie voor meer informatie over de (subsidie)aanvraag titel 4.1, afdeling 4.1.1 Awb.

Fase 2: de subsidieverleningsbeschikking

Wanneer de subsidieaanvraag wordt gehonoreerd, dient een subsidieverleningsbeschikking te worden opgesteld. Dit is de beschikking die voorafgaand aan de subsidiabele activiteit wordt gegeven. Volgens art. 4:29 Awb kan een verleningsbeschikking worden verleend zolang de subsidieactiviteit nog niet is uitgevoerd, het subsidietijdvak nog niet is gesloten en de subsidie nog niet is vastgesteld. De verleningsbeschikking houdt in dat de aanvrager het in de beschikking omschreven subsidiebedrag zal ontvangen, indien hij de in de beschikking omschreven activiteiten verricht en de subsidieverplichtingen nakomt. De subsidieverlening geeft de ontvanger dus een voorwaardelijke aanspraak op uitbetaling van een bepaald geldbedrag. Wel is het in deze fase gebruikelijk om voorschotten aan de aanvrager te betalen, omdat de ontvanger de gesubsidieerde activiteit vaak niet zelf kan of wil voorfinancieren.

Inhoud verleningsbeschikking

De regels over de verleningsbeschikking zijn te vinden in afdeling 4.2.3 Awb. De belangrijkste vereisten staan in art. 4:30 en art. 4:31 Awb: een omschrijving van de activiteiten en vermelding van het subsidiebedrag. Indien het subsidiebedrag afhankelijk is van factoren die in de toekomst liggen, moet in de verleningsbeschikking worden aangegeven hoe het subsidiebedrag zal worden vastgesteld.

Voorschotten

De verleningsbeschikking is noodzakelijk om een voorschot te verlenen ex art. 4:95. De subsidieaanvrager kan de activiteit soms niet financieren zonder de subsidie en heeft daarom een voorschot nodig.

Duursubsidies

Sommige subsidies worden niet voor een bepaalde activiteit maar voor een bepaald tijdvak verleend. Indien een subsidie voor enkele jaren wordt verleend kunnen verschillende afspraken betreffende de vaststelling in de verleningsbeschikking worden opgenomen. Zo kan worden afgesproken dat 1) de subsidie wordt verleend voor meerdere jaren en dat de vaststelling zal plaatsvinden na afloop van alle jaren, 2) dat de subsidie voor wordt verleend voor meerdere jaren en dat de vaststelling elk jaar plaatsvindt of 3) dat zowel de verlening als de vaststelling jaarlijks plaatsvinden.

Zie voor meer informatie over de subsidieverleningsbeschikking titel 4.2, afdeling 4.2.3 Awb.

Fase 3: de subsidevaststellingsbeschikking

Nadat de gesubsidieerde activiteiten hebben plaatsgevonden, moet worden beoordeeld of de subsidieontvanger aan zijn verplichtingen heeft voldaan en op welk subsidiebedrag de subsidieontvanger daadwerkelijk recht heeft. De subsidievaststellingsbeschikking ex art. 4:42 Awb geeft de ontvanger – in tegenstelling tot de subsidieverlening – dus een onvoorwaardelijke aanspraak op uitbetaling van een bepaald geldbedrag. De subsidievaststellingsbeschikking vormt hiermee het einde van het besluitvormingsproces rond de subsidie. De subsidievaststellingbeschikking kan ook worden gegeven zonder dat daaraan een verleningsbeschikking is voorafgegaan. Dit gebeurt vaak als de activiteiten al hebben plaatsgevonden of wanneer het om een klein subsidiebedrag gaat. Let daarbij wel op dat bepalingen die normaliter in de verleningsbeschikking dienen te worden opgenomen, bij het ontbreken daarvan, in de vaststellingsbeschikking een plaats moeten krijgen

Aanvraag tot vaststelling

De subsidieontvanger moet een aanvraag tot subsidievaststelling indienen volgens de regels die zijn neergelegd in art. 4:44 Awb. De termijn waarbinnen dit moet gebeuren staat aangegeven in een wettelijk voorschrift, de subsidieverleningsbeschikking of is na afloop van de activiteit door het bestuursorgaan gesteld.

De aanvraag dient te worden ingediend na afloop van de gesubsidieerde activiteit. Bij een duursubsidie is het tijdstip voor het indienen van de aanvraag meestal in de subsidieregeling opgenomen. Bij deze gevallen zijn meerdere vaststellingen verbonden aan één verleningsbeschikking. Er kan bij een duursubsidie ook worden gekozen om zowel de verlening- als vaststellingsbeschikking periodiek te geven. 

Ambtshalve vaststelling

Als er niet tijdig of geen aanvraag tot vaststelling wordt ingediend, kan de subsidieverstrekker ingevolge art. 4:44 lid 4 en art. 4:47 Awb overgaan tot ambtshalve vaststelling. De mogelijkheid tot ambtshalve vaststelling is er ook indien dit in de verleningsbeschikking is geregeld. Bij het niet (tijdig) indienen van de vaststellingsaanvraag moet het bestuursorgaan de subsidieverstrekker eerst aanmanen door een nieuwe termijn te stellen, alvorens het kan overgaan tot ambtshalve vaststelling.

Het vaststellen van de subsidie is vaak afhankelijk van gegevens die doorgaans door de subsidieaanvrager worden verstrekt bij het indienen van de aanvraag tot vaststelling. Bij het ontbreken van deze gegevens moet de subsidieverstrekker een schatting maken. In art. 4:45 Awb is neergelegd dat de subsidieontvanger moet aantonen dat de activiteiten hebben plaatsgevonden en moet een rekening en verantwoording worden afgelegd. Deze verplichtingen zijn meestal ook terug te vinden in de subsidieverlening. Indien de subsidieontvanger verzuimt om deze verantwoording af te leggen, dan komt het zijn verplichtingen niet na. Dat kan een grond zijn om de subsidie lager vast te stellen dan in de verleningsbeschikking is aangegeven. Bij een lagere vaststelling moet het evenredigheidsbeginsel in acht worden genomen. 

Ander bedrag dan is verleend

De hoofdregel voor de vaststelling van het subsidiebedrag staat in art. 4:46 Awb: de subsidie wordt overeenkomstig de subsidieverlening vastgesteld. In lid 2 van art. 4:46 Awb staan vier gronden om de subsidie lager vast te stellen dan is besloten in de verleningsbeschikking. Een lagere vaststelling is toegestaan als de activiteiten niet hebben plaatsgevonden, als de subsidieontvanger niet aan zijn subsidieverplichtingen heeft voldaan, als de subsidieontvanger onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt die zouden hebben geleid tot een andere verleningsbeschikking of als subsidieverlening anderszins onjuist was en de subsidieaanvrager dit wist of behoorde te weten.

Het is in principe niet mogelijk om een hoger bedrag vast te stellen dan dat in de verleningsbeschikking is bepaald. Het ontvangen van een hoger bedrag is alleen mogelijk door de wijziging van de verleningsbeschikking aan te vragen of door het indienen van een aanvullende aanvraag.

Zie voor meer informatie over de subsidievaststellingbeschikking titel 4.2, afdeling 4.2.5 Awb.

Fase 4: de subsidiebetaling

Als een subsidie wordt verstrekt, moet deze op enig moment worden uitbetaald. Door de subsidievaststellingbeschikking ontstaat een onvoorwaardelijke aanspraak op de subsidie en daarmee staat het subsidiebedrag vast. Toch wordt in de praktijk ook al geld verstrekt in de periode tussen de verleningsbeschikking en de vaststellingbeschikking; we spreken dan over een voorschot.

Indien er een voorschot is betaald, dient het bedrag uit de subsidievaststelling te worden verrekend met het voorschot ex art. 4:95 lid 4 Awb. Het vastgestelde bedrag moet dan worden verminderd met het reeds uitbetaalde voorschot. Deze verrekening kan tot gevolg hebben dat de subsidieontvanger geld moet terugbetalen. Deze situatie doet zich voor indien het voorschot hoger is dan het vastgestelde bedrag; het verschil tussen deze bedragen moet dan worden terugbetaald. Het is aan te raden om deze rekensom vast te leggen in de subsidievaststellingsbeschikking, zodat de subsidieaanvrager weet welk bedrag het nog zal ontvangen of moet terugbetalen.